Registro retributivo y su auditoría. Otra exigencia empresarial y, en este caso, sancionable

Cada día son más las exigencias y obligaciones que nuestros legisladores imponen a nuestras empresas. No hemos tenido bastante con la batería de medidas publicadas durante la época COVID, que vuelven a imponer más carga de trabajo a los empresarios mediante la publicación de un Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, titulado de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, y que entró en vigor el 14 de abril de 2021. Este establece, para todas las empresas, la obligación de realizar un registro salarial (retributivo), aunque este venía ya impuesto desde el 8 de marzo de 2019, así como también, y solo para las empresas que tengan plan de igualdad, la imposición de una auditoría retributiva, que esta sí entró en vigor el 14 de abril de 2021.

La finalidad de este Decreto, por una parte, es desarrollar el art. 28 del Texto Refundido del Estatuto de los Trabajadores (ET) –Registro retributivo o salarial- y, por otra, imponer a las empresas que tienen o están obligadas a realizar un plan de igualdad, el tener que auditar las retribuciones que pagan a su personal.

Registro retributivo o salarial

El Real Decreto establece medidas para hacer efectivo el derecho a la igualdad de trato y a la no discriminación entre mujeres y hombres en materia retributiva, desarrollando mecanismos para identificar y poder corregir, la discriminación en este ámbito, así como luchar contra la misma, promoviendo las condiciones necesarias.

Esta normativa va dirigida a las relaciones laborales reguladas en el Estatuto de los Trabajadores, lo que significa que se aplicará a todas las relaciones laborales comunes y especiales.

Así, el art. 28.2 del ET (su modificación entró en vigor el 08/03/19) señala que todas las empresas (incluidas las de menos de 50 trabajadores) deben tener un registro retributivo de toda su plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos. En este caso, entiendo que no se deberán registrar los salarios de los administradores o miembros del consejo de administración, por la exclusión que el art. 1.3 del ET señala sobre los consejeros o miembros de los órganos de administración en las empresas que revistan la forma jurídica de sociedad y siempre que su actividad en la empresa solo comporte la realización de cometidos inherentes a tal cargo.

El objetivo de dicho registro es garantizar la transparencia en la configuración de las percepciones, de manera fiel y actualizada, y un adecuado acceso a la información retributiva de las empresas, al margen de su tamaño, mediante la elaboración documentada de los datos promediados y desglosados.

¿Cómo hacer el registro retributivo?

El registro retributivo deberá incluir:

• Los valores medios de los salarios.
• Los complementos salariales.
• Las percepciones extrasalariales.
  desagregados por sexo y distribuidos conforme a lo establecido en el art. 28.2 del ET, por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor.

¿Cómo debemos realizarlo? Para establecer este registro retributivo, deberemos indicar, debidamente desglosadas por sexo:

• La media aritmética.
• La mediana de lo realmente percibido por cada uno de estos conceptos en cada grupo
• profesional, categoría profesional, nivel, puesto o cualquier otro sistema de clasificación aplicable y establecido en la empresa.

A su vez, esta información debe estar desagregada en atención a la naturaleza de la retribución, incluyendo:

• Salario
• Cada uno de los complementos salariales.
• Cada una de las percepciones extrasalariales especificando de modo diferenciado cada percepción.

¿Qué período incluye?

Pero ¿qué periodo temporal debemos referenciar en el registro? En este caso la referencia será del año natural (de 1 de enero a 31 de diciembre), sin perjuicio de las modificaciones que fuesen necesarias, en el caso de que existan variaciones o alteraciones sustanciales de cualquiera de los elementos que integran el registro. En este caso, entiendo que el legislador pretende que se tenga actualizado mensualmente, ya que, por mínimo que sea, cambiará cada vez que procedamos a pagar la hoja salarial, salvo empresas en las que no varía el salario y que mantienen al mismo personal y en igual número.

Formato del registro

¿Qué formato debe tener dicho registro? El art. 5.5 del RD 902/2020 establece que podrá tener el formato establecido en las páginas web oficiales del Ministerio de Trabajo y Economía Social y del Ministerio de Igualdad.

¿Quién puede acceder a la información del registro retributivo?

En cuanto al acceso a dicho registro retributivo por parte de los trabajadores, señala la norma que ante la inexistencia de representación legal de los trabajadores, la información que se puede facilitar no serán los datos promediados respecto a las cuantías efectivas de las retribuciones que constan en el registro, sino que se facilitará solo las diferencias porcentuales que existieran en las retribuciones promediadas de hombres y mujeres, desagregadas en atención a la naturaleza de la retribución y el sistema de clasificación aplicable.

Si la empresa cuenta con representación legal de los trabajadores, el acceso al registro retributivo se facilitará a través de estas, teniendo derecho a conocer el contenido íntegro del mismo.

Hay que tener en cuenta que la representación legal de las personas trabajadoras deberá ser consultada, con una antelación de al menos diez días, con carácter previo a la elaboración del registro retributivo, así como también, en igual periodo, en sus posteriores modificaciones.

¿Qué pasa si se supera el 25%?

Para finalizar este apartado, hay que tener presente que en las empresas con al menos 50 personas trabajadoras, si una vez realizado el registro salarial se muestra una diferencia del 25% o más en los promedios calculados de las retribuciones satisfechas a sus trabajadoras en comparación con los trabajadores, que se refieran a la masa salarial, o a la media de las percepciones pagadas, existe una obligación más, ya que en este caso deberemos justificar que esa diferencia responde a motivos diferentes al sexo de sus personas trabajadoras.

La auditoría retributiva

Quién debe hacerla

Las empresas que elaboren un plan de igualdad (estén obligadas o no) deberán incluir en el mismo una auditoría retributiva. Esta obligatoriedad, en consecuencia, se vincula solo a los planes de igualdad que ya tengan las empresas y a aquellos que se elaboren, con independencia de que la empresa tenga la obligación de hacerlos o no.

Hay que recordar que la obligatoriedad de elaborar planes de igualdad afecta a empresas que tengan 50 o más personas trabajadoras, aunque existe un periodo transitorio que, recordemos, es:

• Empresas entre 150 y 250 trabajadores el 8 de marzo de 2020 están obligadas a tener el plan de igualdad realizado.
• Empresas entre 100 y 150 trabajadores, a partir del 8 de marzo de 2021.
• Empresas entre 50 y 100 trabajadores, a partir del 8 de marzo de 2022.

Pues bien, el concepto de auditoría retributiva va dirigido a las empresas que elaboren un plan de igualdad, incluyendo en el mismo una auditoría retributiva. Su objeto es obtener la información necesaria para comprobar si el sistema retributivo de la empresa, de manera trasversal y completa, cumple con la aplicación efectiva del principio de igualdad entre mujeres y hombres en materia de retribución. Asimismo, deberá permitir definir las necesidades para evitar, corregir y prevenir los obstáculos y dificultades existentes o que pudieran producirse en aras de garantizar la igualdad retributiva y asegurar la transparencia y el seguimiento de dicho sistema retributivo.

¿Cómo hacer la auditoría retributiva?

La auditoría requiere un previo trabajo analítico, que va ligado a los registros retributivos que obligatoriamente debe tener la empresa, para su análisis y desarrollo, con la finalidad de la realización de un diagnóstico de diversos puntos que desarrollamos seguidamente.

Su vigencia será la misma que lo detallado en el plan de igualdad, salvo que se determine para este apartado otra inferior.

Las empresas que lleven a cabo auditorías retributivas tendrán un registro retributivo con las siguientes peculiaridades:

• El registro deberá reflejar, además, las medias aritméticas y las medianas de las agrupaciones de los trabajos de igual valor en la empresa, conforme a los resultados de la valoración de puestos de trabajo, aunque pertenezcan a diferentes apartados de la clasificación profesional, desglosados por sexo y desagregados en atención a la naturaleza de la retribución.

Cuando la media aritmética o la mediana de las retribuciones totales en la empresa de las personas trabajadoras de un sexo sea superior a las del otro en, al menos, un 25%, el registro deberá incluir una justificación de que dicha diferencia responde a motivos no relacionados con el sexo de las personas trabajadoras.

Pues bien, el art. 8 del RD 902/2020, señala que la auditoría retributiva implica una serie de obligaciones para la empresa:

1. La evaluación de los puestos de trabajo, según el art. 4 del mismo RD, por el que ya en el registro salarial se especifica la diferenciación de la naturaleza de las funciones o tareas de la persona trabajadora; sus condiciones educativas, es decir, sus titulaciones; las condiciones profesionales y de formación y, por último, las condiciones laborales para el desempeño de su actividad. Así, la valoración de los puestos de trabajo tiene por objeto realizar una estimación global de todos los factores que concurren o pudieran concurrir en un puesto de trabajo, así como que dicha valoración pueda determinar una puntuación o valor numérico al mismo. La valoración debe referirse a cada una de las tareas y funciones de cada puesto de trabajo de la empresa.
2. También tener presente la relevancia de otros factores desencadenantes de la diferencia retributiva, así como las posibles deficiencias o desigualdades que pudieran apreciarse en el diseño o uso de las medidas de conciliación y corresponsabilidad en la empresa, o dificultades que las personas trabajadoras pudieran encontrarse en su promoción profesional o económica derivadas de otros factores como las actuaciones empresariales discrecionales.

A todo ello, deberá de establecerse un plan de actuación para la corrección de las desigualdades retributivas, con determinación de objetivos, actuaciones concretas, establecer un cronograma y designar a la persona o personas encargadas de su implantación y seguimiento.

A los efectos de valoración de los puestos de trabajo, serán de aplicación aquellos sistemas analíticos que garanticen el cumplimiento de los objetivos y exigencias establecidos en el Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres.

Hay que tener en cuenta que el Instituto de la Mujer y para la Igualdad de Oportunidades, en colaboración con las organizaciones sindicales y empresariales más representativas, elaborarán una guía técnica con indicadores para la realización de auditorías retributivas con perspectiva de género.

También para la valoración de los puestos de trabajo, en el plazo de seis meses desde la entrada en vigor del RD 902/2020 (finaliza el 14/04/21), se aprobará, a través de orden dictada a propuesta conjunta de las personas titulares de los Ministerio de Trabajo y Economía Social y del Ministerio de Igualdad, un procedimiento de valoración de puestos de trabajo.

Las sanciones por infracciones por la falta del registro retributivo

El Real Decreto 6/2019, de 1 de marzo, de medidas urgentes para garantizar la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el empleo y la ocupación, clasificó como infracción grave, según el art. 7.13 de la Ley de Infracciones y sanciones del orden social (LISOS), el incumplimiento de la obligación de llevar el registro retributivo.

La sanción se sitúa, en grandes términos, entre un grado mínimo de 751€ y un grado máximo de 7.500€.

Pudiendo, también, ser sancionada la empresa por llevar el registro retributivo con registros erróneos o incompletos, por no cumplir con el deber empresarial de facilitar el registro salarial a la representación legal de las personas trabajadoras de la empresa, por no facilitar dicho registro o auditoría a la comisión negociadora del plan de igualdad o por no cumplir con el preaviso exigible de al menos diez días, para la consulta previa a los representantes de las personas trabajadoras sobre la elaboración del registro salarial.

Te recordamos: la obligatoriedad de realizar los planes de igualdad, sin olvidar el registro retributivo y su auditoría. En este caso, para este ejercicio 2021, las empresas obligadas a tener el plan de igualdad (aplicable a partir de 8 de marzo de 2021) son aquellas cuya plantilla tenga entre 100 y 150 trabajadores.