Sanctions aux entreprises pour absence de canal de signalement : des amendes pouvant atteindre un million d’euros

La loi espagnole 2/2023 du 20 février, relative à la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et à la lutte contre la corruption, prévoit que toutes les entreprises comptant au moins 50 salariés ainsi que les organisations qui gèrent des fonds publics doivent disposer d’un dispositif interne de signalement comprenant un canal de signalement permettant les signalements anonymes.

Ce dispositif, également désigné comme un système d’alerte interne destiné aux lanceurs d’alerte, a pour objectif de permettre aux salariés et aux autres personnes liées à l’organisation de signaler, sans crainte de représailles, d’éventuelles violations du droit de l’Union européenne, des infractions pénales ainsi que des infractions administratives graves ou très graves dont elles auraient eu connaissance dans un contexte professionnel.

Le canal doit garantir la confidentialité, permettre la présentation de signalements anonymes et empêcher l’accès aux informations par des personnes non autorisées. Son bon fonctionnement nécessite une mise en place et une gestion appropriées du canal de signalement, tant sur le plan juridique qu’organisationnel et technique.

Le canal de signalement est-il obligatoire ?

Le canal de signalement est obligatoire pour les entreprises comptant 50 salariés ou plus ainsi que pour les autres entités expressément incluses dans le champ d’application de la loi 2/2023.

De manière générale, doivent en disposer :

• Les entreprises et professionnels du secteur privé employant 50 salariés ou plus.
• Les entités privées exerçant certaines activités réglementées par le droit de l’Union européenne, même lorsqu’elles emploient moins de 50 salariés.
• Les partis politiques, les syndicats, les organisations patronales et les fondations qui leur sont liées lorsqu’ils reçoivent ou gèrent des fonds publics.
• Les entités appartenant au secteur public, sous réserve des particularités prévues par la loi 2/2023.

Le délai d’adaptation à la nouvelle réglementation pour les entreprises de 250 salariés ou plus a expiré le 13 juin 2023. Les entreprises comptant entre 50 et 249 salariés disposaient quant à elles d’un délai jusqu’au 1er décembre 2023.

Malgré cette obligation légale, de nombreuses entreprises ne disposent toujours pas d’un canal de signalement. D’autres, bien qu’elles aient déjà mis en place ce dispositif, le considèrent comme une simple formalité et estiment qu’il n’est pas nécessaire de respecter strictement les exigences légales applicables à sa gestion.

Toutefois, il ne suffit pas de disposer d’une plateforme ou d’une adresse électronique. Le dispositif doit comprendre un Responsable du canal de signalement, une politique interne, une procédure de gestion des signalements ainsi que l’ensemble des garanties prévues par la loi 2/2023.

Avoir un canal de signalement non conforme à la loi peut également être sanctionné

L’entreprise peut être sanctionnée non seulement pour l’absence de canal de signalement, mais également lorsque le dispositif mis en place ne respecte pas les exigences prévues par la loi.

Le canal de signalement doit notamment :

• Garantir la confidentialité et l’anonymat des signalements.
• Protéger le lanceur d’alerte contre toute forme de représailles.
• Limiter l’accès aux signalements aux seules personnes autorisées.
• Respecter les délais légaux de traitement des signalements.

Pour de nombreux dirigeants d’entreprise, cette nouvelle réglementation représente une contrainte supplémentaire, puisqu’elle implique la mobilisation de moyens humains, techniques et financiers, sans bénéfice immédiat apparent.

Toutefois, même si la mise en place d’un canal de signalement nécessite des ressources, il convient de rappeler qu’il s’agit d’une obligation découlant du droit de l’Union européenne. La réglementation européenne relative à la protection des lanceurs d’alerte a posé les fondements rendant obligatoire la mise en place de dispositifs internes de signalement au sein des entreprises et des entités relevant de son champ d’application.

Son objectif est de protéger les personnes qui, dans un contexte professionnel, constatent des infractions pénales ou des infractions administratives graves ou très graves et décident de les signaler.

Par ailleurs, un canal de signalement correctement mis en place permet de détecter plus rapidement les irrégularités, de réduire les risques juridiques et réputationnels et de renforcer le dispositif de conformité de l’entreprise.

Cette réglementation vise ainsi à lutter contre les violations du droit de l’Union européenne ainsi que contre les infractions pénales et administratives graves ou très graves prévues par l’ordre juridique espagnol.

Indépendamment de l’opinion que l’on peut avoir sur l’opportunité de cette réglementation, les entreprises doivent être conscientes de la sévérité du régime de sanctions instauré para la loi 2/2023 en cas de non-respect de ses dispositions.

Qui peut être sanctionné en cas de non-respect de la loi 2/2023 ?

Il convient de rappeler que la responsabilité des infractions peut incomber aussi bien aux personnes morales, c’est-à-dire aux entreprises et autres organisations concernées, qu’aux personnes physiques ayant participé à la commission de l’infraction. Cette responsabilité peut notamment être engagée à l’encontre des membres d’un organe collégial lorsqu’ils ont voté en faveur de la décision à l’origine de l’infraction, ainsi qu’à l’encontre des personnes ayant agi à titre individuel.

Dans les organes collégiaux, tels que les conseils d’administration, sont toutefois exonérées de responsabilité les personnes qui n’ont pas assisté à la réunion pour un motif légitime ou qui ont voté contre la décision ayant donné lieu à l’infraction.

Par ailleurs, la responsabilité liée aux infractions prévues par la loi 2/2023 peut être engagée même lorsque les personnes concernées ont cessé leurs fonctions ou quitté l’entreprise au moment de l’ouverture de la procédure de sanction.

Quels sont les trois types de sanctions pour absence de canal de signalement ?

L’article 63 de la loi définit les infractions, qui peuvent être très graves, graves ou légères. À chacune correspond une fourchette de sanctions spécifique.

Infractions légères

Il s’agit de manquements de moindre importance, tels que la transmission délibérément incomplète ou tardive de certaines informations par le Responsable du canal de signalement, le défaut de collaboration avec une enquête ou tout autre manquement ne présentant pas le caractère d’une infraction grave ou très grave.

Infractions graves

Les infractions graves correspondent à des manquements aux obligations prévues par la loi 2/2023 qui, compte tenu des circonstances du cas d’espèce, ne présentent pas le degré de gravité requis pour être qualifiées de très graves. Leur qualification dépend notamment de facteurs tels que l’intentionnalité, la réitération du comportement ou les préjudices causés.

Infractions très graves

Parmi les comportements constitutifs d’infractions très graves figurent notamment l’absence de canal de signalement lorsqu’il est obligatoire, l’adoption de mesures de représailles, le fait d’empêcher ou d’entraver les signalements ainsi que la violation délibérée de la confidentialité ou de l’anonymat du lanceur d’alerte.

Il convient de souligner que la majorité des comportements constitutifs d’infractions sont considérés comme graves ou très graves, la distinction entre ces deux catégories reposant notamment sur l’intentionnalité de l’action ou de l’omission.

Le non-respect de l’obligation de mettre en place un canal de signalement est, dans tous les cas, considéré comme une infraction très grave.

Quelles amendes risquent les entreprises qui ne disposent pas d’un canal de signalement ?

L’amende maximale d’un million d’euros n’est toutefois pas appliquée automatiquement. Pour en déterminer le montant, l’autorité compétente tient notamment compte de critères tels que l’intentionnalité de l’infraction, la récidive, la durée du manquement, les préjudices causés, la capacité économique de l’entreprise ou encore les mesures correctrices adoptées volontairement par celle-ci.

Autres conséquences des infractions très graves

Outre l’amende, une infraction très grave peut entraîner :

• Un avertissement public.
• L’interdiction d’obtenir des subventions publiques ou des avantages fiscaux pendant une durée pouvant aller jusqu’à quatre ans.
• L’interdiction de contracter avec le secteur public pendant une durée pouvant aller jusq’à trois ans.
• La publication de certaines sanctions définitives au Bulletin officiel de l’État espagnol (BOE).

Le pouvoir de sanction appartient à l’Autorité indépendante de protection du lanceur d’alerte (A.A.I.), ainsi que par les autorités régionales compétentes lorsque celles-ci ont été créées.

L’A.A.I. est déjà habilitée à contrôler le respect des obligations prévues par la loi 2/2023 et à sanctionner les manquements liés à la mise en place et à la gestion des canaux de signalement.

Comment éviter les sanctions ?

Afin de réduire les risques de non-conformité, l’entreprise doit notamment vérifier que :

• Le dispositif interne de signalement a été formellement approuvé.
• Un Responsable du canal de signalement a été désigné.
• Une politique interne et une procédure de gestion des signalements ont été mises en place.
• Le canal permet la réception de signalement anonymes et garantit leur confidentialité.
• Les délais légaux de traitement de signalements sont respectés.
• Les lanceurs d’alerte sont protégés contre toute forme de représailles.
• Le traitement des données à caractère personnel est conforme à la réglementation applicable.
• La documentation permettant de démontrer le bon fonctionnement du dispositif est conservée.

Ainsi, au-delà des avantages que peut présenter ce type de réglementation en matière de conformité et de prévention des risques, les conséquences potentiellement lourdes du non-respect des obligations relatives au canal de signalement doivent constituer une raison suffisante pour que les entreprises veillent à respecter pleinement leurs obligations légales.

Conseil pour la mise en place d’un canal de signalement

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