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Ya seas autónomo o responsable de una empresa, la posibilidad de recibir una inspección de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) suele generar nervios. Es normal.
Pero la realidad es que, con cierta preparación y sabiendo qué esperar, una inspección laboral no tiene por qué convertirse en un problema.
En este artículo te explicamos qué es la Inspección de Trabajo, cómo actúa y qué documentación suele solicitar, para que afrontes el proceso con calma y seguridad, especialmente si cuentas con un buen asesoramiento en derecho laboral.
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS): un órgano de control, no un enemigo
Lo primero, conviene aclararlo: la ITSS no es un enemigo. Es un órgano de la Administración Pública cuya función es garantizar que se cumple la legislación laboral y de Seguridad Social.
Su labor consiste en vigilar y proteger el orden laboral, en aspectos como:
- Inscripción de empresas y afiliación de trabajadores.
- Encuadramiento correcto en la Seguridad Social.
- Contratos de trabajo, nóminas y finiquitos.
- Aplicación del convenio colectivo correspondiente.
- Control de la jornada laboral y las horas extraordinarias
- Cotización de salarios y otros conceptos retributivos.
- Prevención de riesgos laborales y salud laboral.
En definitiva, su objetivo es evitar abusos o fraudes en las relaciones laborales, tanto por parte de empresas como de trabajadores, y garantizar que las normas se cumplen.
¿Cómo se inicia una Inspección de Trabajo?
La Inspección de Trabajo puede actuar de dos formas principales:
1. Notificación por escrito
La empresa recibe una comunicación en la que se indica:
- Lugar, día y hora de la comparecencia.
- Funcionario actuante.
- Documentación que debe aportarse.
- Datos de contacto del inspector o subinspector.
En estos casos, puede acudir el representante legal de la empresa o una persona debidamente autorizada, e incluso delegar todo el proceso en su asesor laboral o abogado.
Recibir una notificación no implica automáticamente una sanción. Es un procedimiento habitual y perfectamente reglado.
2. Visita al centro de trabajo
El inspector o subinspector puede personarse directamente en el centro de trabajo sin previo aviso. En este supuesto, recuerda:
- Tienen la consideración de agentes de la autoridad.
- Deben identificarse previamente.
- No se les puede negar el acceso al centro de trabajo.
- Conviene facilitar la inspección con calma y colaboración.
Durante la visita pueden:
- Recorrer el centro de trabajo.
- Tomar fotografías y notas.
- Identificar y entrevistar a trabajadores.
- Solicitar información o documentación.
Tras la visita, lo habitual es que levantan acta y citen a la empresa para aportar la documentación que no haya podido revisarse in situ.
Registro de jornada laboral: uno de los focos habituales de las inspecciones
Uno de los aspectos que más revisa actualmente la Inspección de Trabajo es el registro de jornada laboral, tanto en contratos a tiempo completo como parcial.
Aquí es donde surgen más dudas, especialmente en departamentos de:
- Recursos Humanos.
- Administración de personal.
- Asesoría laboral.
- Dirección de empresas.
Preguntas frecuentes sobre el Registro de la Jornada Laboral
Descarga la guía en PDF sobre registro de jornada laboral y consulta los aspectos que más dudas generan en empresa, RRHH y gestión laboral
Documentación que suele solicitar la Inspección de Trabajo
No existe un listado cerrado, pero hay documentación que debería estar siempre en regla. La Inspección puede solicitarla en cualquier momento y debe conservarse al menos durante 4 años (recomendable 5).
Prevención de Riesgos Laborales
- Contrato con el servicio de prevención.
- Evaluación de riesgos del centro y de los puestos de trabajo.
- Plan de prevención.
- Entrega de EPIs.
- Formación en prevención específica del puesto.
- Reconocimientos médicos o renuncias firmadas.
Situación de la empresa y Seguridad Social
- Resoluciones de alta e inscripción en la Seguridad Social.
- Variaciones o bajas.
- Alta y encuadramiento del personal directivo.
- Justificantes de pago de seguros sociales.
- Aplazamientos o fraccionamientos, si existen.
Trabajadores por cuenta ajena y TRADE
- Altas, bajas y variaciones en Seguridad Social.
- Contratos de trabajo y sus modificaciones.
- Finiquitos firmados.
- Registro de contratos en el SEPE.
- Nóminas y justificantes de pago.
- Convenio colectivo aplicable.
- Dietas y gastos.
- Atrasos, bonus y nóminas complementarias.
- Registros diarios de jornada laboral, completos o parciales.
- Registro de horas extraordinarias.
Clave final: preparación y tranquilidad
Aunque una inspección pueda parecer abrumadora, para los asesores laborales es parte e su trabajo diario.
La mejor estrategia es sencilla: tener todo en orden.
Una empresa bien organizada y correctamente asesorada reduce al mínimo el riesgo de sanciones y gana tranquilidad ante cualquier requerimiento de la Inspección de Trabajo.
En AGM Abogados, nuestros abogados laboralistas te ayudan a preparar y revisar tu situación laboral, a afrontar inspecciones y a resolver cualquier duda en materia de jornada laboral, contratación o compliance laboral.
Si necesitas asesoramiento, contacta con nuestro equipo. Estamos aquí para ayudarte.
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