¡Inspección de trabajo! Fuera nervios

Ya sea como autónomo o como responsable de una empresa, la perspectiva de una inspección laboral de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) puede generar nervios. Sin embargo, este artículo busca transmitir tranquilidad y serenidad a aquellos que puedan ser requeridos por la ITSS, proporcionando orientación sobre cómo afrontar este proceso de manera adecuada.

La ITSS: Un órgano de control, no un enemigo

Lo primero a señalar, es no demonizar a la ITSS, pues se trata de un órgano de policía (control) para asegurar el cumplimiento de requisitos contemplados en nuestra legislación laboral. Procede de nuestra Administración Publica, e intenta vigilar y garantizar el cumplimiento de obligaciones laborales de cualquier índole, y por tanto proteger el orden laboral en todas sus facetas, como p.ej. la inscripción de empresas, la afiliación de trabajadores, encuadramientos en Seguridad Social, verificación de recibos de salarios, contratos y finiquitos, aplicación de convenios colectivos, revisión y control de jornadas, cotización de remuneraciones de cualquier índole, garantizar y controlar la actividad preventiva incluyendo salud laboral. Como servicio público, están al servicio de lo público y su finalidad es garantizar el funcionamiento y  la buena salud del “orden laboral” por llamarlo de algún modo. En definitiva intentan evitar el abuso o fraude de alguno de los protagonistas, incluso ambos, en las relaciones laborales en empresas y trabajadores, porque no nos engañemos, siempre hay abuso y fraude.

Notificación y proceso de la Inspección de Trabajo

La ITSS puede dirigirse a una empresa, bien por carta para que acuda a sus dependencias a verificar y aportar la documentación que corresponda, o bien visitando personalmente el centro de trabajo  o actividad de la empresa para recabar y verificar las condiciones de trabajo reales en el momento de su visita. Recordemos que su función es esa, son personas, funcionarios al servicio público para que todo funcione bien, no son dioses ni están por encima del bien y del mal, no debemos de temer nada en tanto tengamos la empresa en regla. Sus apreciaciones, observaciones, actas de infracción y sanción, son susceptibles de ser recurridas legalmente, no son inapelables e inamovibles.

Para el caso en que se reciba una notificación escrita, ésta siempre indicara el lugar, día, hora, funcionario actuante y documentación solicitada, incluso medio de contacto con el funcionario por mail o teléfono, para que se persone el representante legal de la empresa, o persona debidamente autorizada para atender dicha inspección. Tranquilidad, es un proceso habitual y cotidiano, y el hecho de someterse a ese proceso no significa necesariamente el pago de una sanción económica si esta todo en regla. El procedimiento está pensado y regulado para que cualquier persona pueda atender el mismo, e incluso la propia ITSS puede ayudar a explicar cualquier aspecto que resulte dudoso o complejo. También se puede dejar el proceso en manos del profesional asesor del empresario, quien orientara y guiara a la empresa en el proceso.

En el caso en que el propio Inspector o Subinspector se persone en el centro de trabajo, recordar que tienen la misma potestad de agentes de la autoridad, y que no se les puede negar la entrada al centro  para proceder a la inspección en curso, eso sí, obligatoriamente habrán de identificarse de forma previa ante la persona presente de mayor “rango”.  Facilite en lo que pueda su inspección y acceso, con total tranquilidad y manteniendo siempre la calma.

En su actuación, podrán inspeccionar la totalidad del centro de trabajo, tomar muestras y notas, realizar fotografías, identificar y entrevistar a cualquier persona dentro del centro de trabajo, etc. sin incurrir por ello en un abuso de autoridad, simplemente haciendo su trabajo toman conciencia y datos del centro para evaluar y definir el cumplimiento del que hablábamos anteriormente. Pueden incluso hacerse acompañar por miembros de las fuerzas y cuerpos de seguridad del estado, como policía local, autonómica, nacional y/o guardia civil, si prevén que su labor inspectora puede ser neutralizada o impedida. Tras su visita, levantaran acta de inspección y citaran en sus dependencias a la empresa para que aporte la documentación que no haya tenido alcance a examinar en la visita que acaban de realizar.

Documentación esencial para la Inspección de Trabajo

Pero ¿Qué pueden los funcionarios de la ITSS pedir a la empresa o al autónomo con empleados?, no se trata de un listado cerrado, pero sí hay aspectos y documentación habitual que se suele tratar, y que todo el mundo debería de tener en regla en todo momento. Esta documentación que relacionamos seguidamente ha de conservarse al menos durante 4 años, si bien recomendamos 5. Le aconsejamos repase esta lista y verifique si está o no está en regla y preparado para una posible inspección de trabajo.

• En cuestión de Prevención de Riesgos Laborales, se debería de disponer del contrato de servicios con el proveedor en su caso, evaluación de riesgos del centro de actividad y puestos de trabajo, plan de prevención de riesgos laborales, recibos de entrega de equipos de protección individual (EPI´s), certificados de realización de cursos de riesgos laborales específicos de los trabajadores para su puesto de trabajo, reconocimientos médicos de salud laboral anuales u hojas de renuncia voluntaria de los trabajadores.
• En cuanto a la empresa, se deberá de disponer de las resoluciones de alta e inscripción en el correspondiente régimen de Seguridad Social, modificaciones o bajas de dichas inscripciones. Resoluciones de altas, variaciones y/o bajas del personal directivo en régimen de autónomos, general o general asimilado, justificantes de pago, aplazamiento y/o fraccionamiento de seguros sociales.
• En cuanto a los trabajadores por cuenta ajena y TRADES (autónomos “dependientes”), nos podrán solicitar resoluciones altas, bajas y variaciones en Seguridad Social, contratos, variaciones y finiquitos laborales firmados por las partes, registros de contratos y certificados de empresa en las oficinas de empleo, recibos de nóminas recibidas por los empleados, convenio colectivo y salarios de aplicación, justificantes de dietas y gastos de manutención, nóminas y seguros sociales de atrasos bonus y complementarias, registros diarios de jornada laboral completa o parcial por cada empleado, registro de horas extras realizadas y notificadas al empleado.

Conclusión: Preparación y Tranquilidad

Aunque pueda parecer abrumador, para los asesores laborales, lidiar con inspecciones es parte de su trabajo diario. La clave es tener todo en orden y en regla, lo que minimiza la posibilidad de sanciones. En el Grupo AGM, ofrecemos ayuda en situaciones como estas, respaldados por calidad, experiencia y formación especializada en nuestro equipo.

En el grupo AGM le podemos ayudar en este tipo de situaciones y otras, por lo que no dude contactarnos si le surge la necesidad de consultar o contratar nuestros servicios. Nos avalan la calidad y la experiencia, así como la formación específica de nuestro equipo.

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