Protocolo de uso de herramientas informáticas y telemáticas

Las relaciones laborales de las organizaciones han debido adaptarse con celeridad a los continuos y rápidos cambios tecnológicos que se producen dentro de las empresas. Las herramientas informáticas y telemáticas facilitadas por los empresarios a los trabajadores tienen por objeto y finalidad el facilitarle a éstos su actividad profesional diaria, aunque en la práctica nos encontramos que también se hace un uso personal o privado de las mismas, lo que conlleva que en ocasiones se produzcan conflictos en materia de faltas y sanciones, controversias, que llegan incluso a judicializarse en las distintas instancias de la Jurisdicción Social. Nos encontramos por lo tanto con un conflicto de intereses entre el legítimo poder de dirección, control y supervisión por parte del empresario de las herramientas que facilita al trabajador para el desarrollo de su actividad y el derecho fundamental a la intimidad y al secreto de las comunicaciones que ampara a los trabajadores.

En aras de evitar, o cuanto menos minimizar al máximo esos conflictos, las empresas llevan un tiempo poniendo en marcha el llamado “Protocolo de uso de herramientas informáticas y telemáticas”. Mediante ese protocolo, lo que se pretende es dejar absolutamente claras las reglas del juego, es decir, establecer el grado de permisibilidad que impera dentro de la empresa para que, llegado el caso, los trabajadores conozcan los límites de uso de esas herramientas, así como los medios de control que utilizará el empresario para velar por el correcto uso y cumplimiento de esa normativa interna.

Lo que aconsejamos los profesionales que participamos jurídicamente en la redacción de esos protocolos, es que éstos deben estar totalmente adaptados a la realidad y necesidades de cada empresa, no debe caerse en la tentación de aplicar un redactado estándar, ya que la adaptación concreta a cada organización permitirá tener en cuenta y recoger todos aquellos aspectos que sean de interés tanto para el empresario como para los trabajadores. En este sentido, deben tenerse en cuenta 6 puntos clave para el éxito en la aplicación y cumplimiento de cualquier protocolo interno:

1. Debe definirse claramente el protocolo de actuación.
2. Debe diseñarse adecuadamente el protocolo concreto que se aplicará en la práctica.
3. Debe hacerse partícipe a los representantes de los trabajadores en el diseño del protocolo.
4. Se debe informar a todos los trabajadores del alcance del protocolo y asegurarse de que lo aceptan en su totalidad.
5. Se debe establecer un criterio de proporcionalidad ante un supuesto incumplimiento por parte del trabajador.
6. Procurar obtener las pruebas sin violar la intimidad del trabajador.

Atendiendo a lo expuesto, si bien es cierto que el protocolo de uso de herramientas informáticas y telemáticas no es la panacea para evitar al 100% los conflictos dentro de las organizaciones, sin duda contribuye notablemente a minimizarlos, por cuanto las reglas del juego son claras, están definidas y son conocidas por todos.

Desde el Departamento Jurídico Laboral de AGM Abogados estamos a tu disposición para cualquier duda que puedas tener. Contacta con nosotros y te ayudaremos.