El nuevo reglamento Veri*factu que establece los requisitos informáticos de facturación

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AGM Abogados

El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, publicado en el BOE de 6 de diciembre, aprueba el Reglamento conocido como “Veri*factu«. Este reglamento establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, además de estandarizar los formatos de los registros de facturación.

Este reglamento desarrolla las disposiciones de la Ley 11/2021 de prevención y lucha contra el fraude fiscal, específicamente en relación con los procesos de facturación. Su objetivo es asegurar la estandarización de sistemas y programas informáticos de facturación y prevenir la alteración de las facturas. Además, busca modernizar la infraestructura digital de pymes, microempresas y autónomos, contribuyendo así a mejorar el cumplimiento tributario y combatir su incumplimiento.

Aspectos generales de aplicabilidad del Reglamento:

Objeto (art. 1)

Su finalidad es la de regular los requisitos técnicos de los sistemas informáticos utilizados en actividades económicas durante los procesos de facturación, asegurando el cumplimiento de la legislación fiscal.

La norma establece que estos sistemas deberán asegurar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

Se define como sistema informático de facturación al conjunto de hardware y software utilizado para emitir facturas, llevando a cabo las siguientes acciones:

  • Permitir la entrada de información de facturación a través de diversos métodos.
  • Conservar la información de facturación, ya sea almacenándola internamente o transfiriéndola a un soporte físico de cualquier tipo y naturaleza o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.
  • Procesar la información de facturación mediante diversos procedimientos para obtener resultados, ya sea dentro del mismo sistema informático de facturación o en otro sistema, previa remisión de la información al mismo por cualquier vía directa o indirecta.

La norma establece el ámbito territorial, siendo aplicable en todo el territorio español, con ciertas consideraciones para los territorios forales (País Vasco y Navarra) y las regiones con normativa específica (Canarias, Ceuta y Melilla). En el caso de los territorios forales, el Reglamento se aplica a los obligados tributarios con domicilio fiscal en territorio común.

Ámbito subjetivo de aplicación

Los nuevos sistemas informáticos de facturación se aplicarán, aunque solamente los usen para una parte de su actividad, a:

  • Los contribuyentes del IS, con excepción de entidades exentas. Para entidades parcialmente exentas, la obligación se aplica exclusivamente a operaciones que generen rentas que estén sujetas y no exentas.
  • Los contribuyentes del IRPF involucrados en actividades económicas.
  • Los contribuyentes del IRNR que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
  • Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.
  • A los productores y comercializadores de los sistemas informáticos de facturación, en relación con sus actividades de producción y comercialización de los sistemas informáticos puestos a disposición de los obligados tributarios.

Excepción: No se aplicarán a los contribuyentes que lleven los libros registros a través de la Sede electrónica de la AEAT mediante el suministro electrónico de los registros de facturación (SII).

Ámbito objetivo de aplicación

No se aplicarán los nuevos sistemas informáticos de facturación a determinadas operaciones, como:

  • Las establecidas a quienes tributen bajo el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA, a las operaciones por las cuales la obligación de expedir factura se entienda cumplida mediante la expedición del recibo.
  • Las efectuadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de sus actividades a las que sea de aplicación el régimen especial del recargo de equivalencia o por las que se encuentren acogidos al régimen simplificado del IVA o aquéllas otras autorizadas por el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT para evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades empresariales o profesionales, en relación con sectores específicos.
  • Las relacionadas con determinadas entregas de energía eléctrica o las facturadas por la Comisión Nacional de Energía y por cuenta de distribuidores y de los productores de energía eléctrica en régimen especial o de sus representantes.
  • Las documentadas en facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes en el extranjero.

Además, se establece la posibilidad de que las personas interesadas puedan solicitar la no aplicación de las nuevas obligaciones a la persona titular del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la AEAT en las siguientes situaciones:

  • En relación con sectores empresariales o profesionales, o con contribuyentes determinados, cuando esté justificado por las prácticas comerciales o administrativas del sector, o con el objetivo de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades económicas.
  • Para las operaciones en las que se presenten circunstancias excepcionales de índole técnico que imposibiliten el cumplimiento de dichas obligaciones.

La resolución podrá tener carácter temporal y podrá establecer condiciones específicas para cada autorización. Además, puede afectar a todas o a alguna de las nuevas obligaciones establecidas.

Se permite que estas nuevas obligaciones sean cumplidas por el destinatario de la operación o por un tercero, siempre y cuando este tercero tenga la misma condición a efectos de facturación.

Sistemas informáticos de facturación

Recursos informáticos necesarios

Los obligados tributarios pueden realizar el cumplimiento de las nuevas obligaciones utilizando las siguientes maneras:

  • Pueden utilizar un sistema informático propio, acompañado de una declaración responsable emitida por la persona o entidad productora, fabricante o desarrolladora de este. Esta declaración certificará que sus sistemas informáticos se ajustan a las normas y responden ante quienes los adquieran o utilicen para dar soporte a sus procesos de facturación, pudiendo ser solicitada por el cliente o por la Administración. Esta declaración responsable deberá constar por escrito y de modo visible. Además, debe incluir datos sobre el sistema informático, características de la instalación, datos identificativos y de ubicación del productor, así como la fecha y lugar de la firma.

Si el sistema trata datos personales, deberá garantizar el cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (regulación de protección de datos).

Se admite la posibilidad de utilización de un mismo sistema informático por parte de varios obligados tributarios siempre que los registros de facturación de cada uno de ellos estén diferenciados y los requisitos se cumplan por separado para cada uno de ellos.

  • La aplicación informática que a tal efecto pueda desarrollar la Administración tributaria.

Requisitos de los sistemas informáticos de facturación

Se establece que los sistemas informáticos utilizados para registrar y documentar las entregas de bienes y prestaciones de servicios deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Además, el sistema informático deberá tener la capacidad de enviar electrónicamente a la Administración tributaria, de manera continua, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente, todos los registros de facturación generado. Asimismo, deberá contar un registro de eventos que registre automáticamente ciertas interacciones, operaciones o sucesos durante su uso, y que estos datos puedan ser consultados desde el propio sistema informático.

Es necesario que en los sistemas informáticos exista una clara separación entre el acceso a la información con relevancia tributaria y el acceso a información confidencial no patrimonial. Esto permite que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la consulta y otras funcionalidades relacionadas con la información de registros de facturación y eventos.

Registros de facturación

Se establece que el sistema informático debe generar automáticamente un registro de facturación de alta simultánea o inmediatamente antes de la expedición de la factura, detallando el contenido mínimo a generar. Este registro debe incluir, entre otros datos:

  • Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
  • Número y, en su caso, serie de la factura.
  • Fecha de expedición de la factura y fecha en que se hayan llevado a cabo las operaciones documentadas en ella.
  • Tipo de factura emitida, indicando si es completa o simplificada.
  • Descripción general de las operaciones e importe total de la factura.
  • Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del IVA, o de otras operaciones con trascendencia tributaria.

Se establece la posibilidad de generar un registro de facturación de anulación en caso de emitir incorrectamente una factura y sea necesario cancelar su correspondiente registro de facturación de alta.

Por último, se introduce la necesidad de generar huella o «hash» a los registros de facturación, así como firmarlos electrónicamente.

Sistemas de emisión de facturas verificables

Se establece la posibilidad para el obligado tributario que utilice sistemas informáticos de facturación de cumplir voluntariamente con ciertas especificaciones técnicas (pendiente de definirse) para la remisión inmediata y segura a la AEAT de todos los registros de facturación generados.

Se denominan «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas VERI*FACTU», aquellos sistemas informáticos propios utilizados por el obligado tributario para enviar de manera continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente todos los registros de facturación generados a la AEAT por vía electrónica. En este caso, no se requiere la firma electrónica de los registros de facturación, siendo suficiente con que calculen la huella o «hash» de dichos registros.

La elección por este sistema se considerará efectiva cundo el obligado tributario inicie sistemáticamente la remisión de registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT. Esta opción se mantendrá al menos hasta la finalización del año natural en el que se haya realizado, de forma efectiva, el primer envío de los registros de facturación.

Posibilidad de remisión de información por parte del receptor de la factura

Se permite al receptor de la factura (ya sea un empresario o un consumidor final) proporcionar de manera voluntaria cierta información de la factura a la AEAT. Esto implica facilitar los datos contenidos en el código «QR» de la factura. Es importante señalar que esta acción de remisión de información no se considera denuncia pública.

Integración de los registros de facturación en los libros registro

Se prevé que antes del 1 de julio de 2025, se desarrollará la posibilidad de integrar los registros de facturación generados y remitidos a la AEAT a través de los «Sistemas de emisión de facturas verificables» en el contenido del libro registro de facturas expedidas, regulado en el Reglamento del IVA. De manera similar, se contempla la posibilidad de desarrollar esta integración en relación con los libros registros de ventas e ingresos, y de ingresos, conforme al art. 68 del Reglamento del IRPF.

Entrada en vigor y efectos del Reglamento

El Reglamento entró en vigor el 7 de diciembre de 2023. Los obligados tributarios deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos exigidos antes del 1 de julio de 2025. Sin embargo, los productores y comercializadores de los sistemas informáticos de facturación deberán tener estos sistemas en el mercado en un plazo de 9 meses desde la aprobación de la Orden Ministerial que especifique todos los detalles técnicos del registro.

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