Principales obligaciones y responsabilidades de contratistas y subcontratistas

Cuando una empresa contrata o subcontrata obras o servicios correspondientes a su propia actividad, no queda al margen de las obligaciones de la empresa contratada. Responde solidariamente de las obligaciones de Seguridad Social contraídas durante la vigencia de la contrata durante los tres años siguientes a la terminación del encargo, y de los salarios de los trabajadores de la contratista durante el año siguiente a dicha terminación. Asimismo, puede responder subsidiariamente de determinadas deudas tributarias derivadas de esa contratación.

Esa responsabilidad puede limitarse. En el ámbito tributario, exigiendo al contratista o subcontratista que aporte el certificado específico de encontrarse al corriente de sus obligaciones tributarias emitido por la Agencia Tributaria; en el de Seguridad Social, recabando de la Tesorería General de la Seguridad Social la certificación negativa por descubiertos, en los términos legalmente previstos. Las obligaciones salariales, en cambio, no admiten exoneración.

A continuación detallamos quién es quién en una relación de contratación y qué implicaciones fiscales y laborales asume cada parte.

Contratista, subcontratista y contratante: quién es quién

En una relación de contratación intervienen tres figuras que conviene no confundir:

• Contratante (o empresa principal, o comitente): la persona física o jurídica que encarga la ejecución de una obra o la prestación de un servicio y paga por ella. Es quien asume las responsabilidades que se describen en este artículo respecto de los trabajadores y las deudas de los demás intervinientes.
• Contratista: la persona física o jurídica contratada por el contratante para ejecutar esa obra o servicio a cambio de un precio pactado en un plazo determinado. Asume la responsabilidad de realizar la actividad y, para ello, en ocasiones tiene que recurrir a otro profesional ajeno a su actividad.
• Subcontratista: la empresa a la que el contratista encarga, a su vez, una parte de la obra o del servicio que él se ha comprometido a ejecutar. No tiene relación contractual directa con el contratante, aunque sí pueden derivarse responsabilidades entre ambos.

Diferencia entre contrata y subcontrata

La contrata es el acuerdo entre el contratante y el contratista. La subcontrata es el acuerdo posterior entre el contratista y un tercero especializado, para ejecutar parte de lo ya contratado. La diferencia no está en el tipo de trabajo, sino en el nivel de la cadena: la subcontrata siempre deriva de una contrata previa.

La distinción importa porque las obligaciones descritas en este artículo se activan cuando la obra o el servicio contratado corresponde a la propia actividad de la empresa principal, y se propagan a lo largo de toda la cadena, no solo al primer eslabón.

Responsabilidad tributaria del contratista y subcontratista

La regulación la encontramos básicamente en el art. 43.1.f) de la Ley General Tributaria, del que resulta que estamos ante un supuesto de responsabilidad subsidiaria.

Cuándo se activa:

• Cuando existe una contratación o subcontratación de la ejecución de obras o de una prestación de servicios.
• Cuando esa obra o servicio está relacionado con la actividad económica principal de quien contrata.

Cómo se limita:

La responsabilidad alcanza a las obligaciones tributarias relativas a tributos que deban repercutirse y a cantidades que deban retenerse a trabajadores, profesionales u otros empresarios, en la parte correspondiente a las obras o servicios contratados o subcontratados.

La responsabilidad queda limitada al importe de los pagos realizados sin que el contratista o subcontratista haya aportado el correspondiente certificado de encontrarse al corriente de sus obligaciones tributarias, o cuando hayan transcurrido más de doce meses desde la emisión del certificado aportado.

La responsabilidad subsidiaria no será exigible cuando el contratista o subcontratista haya aportado al pagador un certificado específico emitido por la Agencia Tributaria durante los doce meses anteriores al pago de cada factura. El certificado debe identificar al pagador para el que surtirá efectos y se emite individualmente para cada uno de ellos.

Por todo ello, conviene revisar si dispones de los correspondientes certificados de contratistas y subcontratistas, que cubran su responsabilidad ante situaciones como las previamente indicadas. Si no los tienes, o si están caducados por el transcurso de más de 12 meses, solicítalos de nuevo. Si necesitas revisar tu exposición en este ámbito, nuestro equipo de asesoramiento fiscal y tributario para empresas puede ayudarte.

Obligaciones laborales en contratas y subcontratas

En primer lugar, cabe destacar que la subcontratación de servicios no solo puede tener consecuencias en materia de Seguridad Social, como se suele creer, sino que también puede tenerlas en materia laboral y de prevención de riesgos laborales.

Descubiertos de Seguridad Social

Los empresarios que contraten o subcontraten con otros la realización de obras o servicios correspondientes a la propia actividad de aquéllos deberán comprobar que dichos contratistas estén al corriente en el pago de las cuotas de la Seguridad Social. Al efecto, recabarán por escrito, con identificación de la empresa afectada, certificación negativa por descubiertos en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), que deberá expedir dicha certificación en el plazo de treinta días improrrogables y en los términos que reglamentariamente se establezcan. Transcurrido este plazo, quedará exonerado de responsabilidad el empresario solicitante, en los términos previstos legalmente.

Desde este punto de vista, es muy recomendable solicitar periódicamente la certificación de Seguridad Social conforme se está al corriente de pagos.

Deudas salariales y cotizaciones durante la contrata

La empresa principal, salvo el transcurso del plazo antes señalado respecto de la certificación de la Seguridad Social, responderá solidariamente de las obligaciones de Seguridad Social contraídas por los contratistas y subcontratistas durante el periodo de vigencia de la contrata. Esta responsabilidad podrá exigirse durante los tres años siguientes a la terminación del encargo.

Respecto de las obligaciones de naturaleza salarial contraídas por los contratistas y subcontratistas con sus trabajadores, la empresa principal responderá solidariamente durante el año siguiente a la finalización del encargo.

Las obligaciones salariales no permiten exoneración alguna, como sí puede ocurrir respecto de determinadas obligaciones de Seguridad Social. La parte positiva es que se responde por conceptos salariales – en dinero o en especie -, no extrasalariales, salvo que estos últimos constituyan salario encubierto.

Las obligaciones de Seguridad Social no solo comprenden cuotas impagadas, sino que pueden englobar prestaciones de Seguridad Social a las que tuviera que hacer frente el empleador por falta de afiliación, alta o cotización. Téngase en cuenta que dicha responsabilidad prestacional puede ser muy cuantiosa. Imagínese, por ejemplo, que el Instituto Nacional de la Seguridad Social extiende a la empresa principal la responsabilidad por el pago de una prestación de Seguridad Social de carácter vitalicio, como puede ser una incapacidad permanente derivada del accidente de trabajo de un trabajador de la contratista que ni siquiera estaba en situación de alta en la Seguridad Social.

Así pues, aparte de tomar las oportunas precauciones en la redacción del contrato mercantil por el que se establecen las relaciones jurídicas entre ambas empresas, es muy aconsejable fiscalizar las operaciones de la subcontratista y solicitar periódicamente toda la documentación que pueda ayudarnos a determinar si se cumplen todas las obligaciones en materia laboral y de Seguridad Social.

Obligaciones de información y convenio colectivo aplicable

Las personas trabajadoras de la contratista o subcontratista deben ser informadas por escrito por su empresa, antes del inicio de los servicios, de la identidad de la empresa principal para la que van a prestar servicios.

Asimismo, la empresa principal y las empresas contratistas o subcontratistas deben facilitar a la representación legal de sus trabajadores la información legalmente exigida sobre la contrata, como su objeto, duración, lugar de ejecución, número de trabajadores afectados y medidas de coordinación preventiva. Cuando las empresas compartan de forma continuada un mismo centro de trabajo, la empresa principal deberá disponer del correspondiente libro registro.

Como regla general, el convenio colectivo aplicable a las empresas contratistas y subcontratistas será el del sector correspondiente a la actividad desarrollada en la contrata o subcontrata, salvo que exista otro convenio sectorial aplicable. Cuando la empresa contratista o subcontratista cuente con un convenio colectivo propio, este se aplicará en los términos previstos en el artículo 84 del Estatuto de los Trabajadores.

Riesgo de cesión ilegal de trabajadores

La contrata o subcontrata debe responder a una verdadera prestación empresarial y no puede limitarse a poner trabajadores a disposición de la empresa principal.

Puede existir cesión ilegal cuando la empresa contratista carezca de actividad u organización propia y estable, no disponga de los medios necesarios para desarrollar su actividad o no ejerza realmente las funciones inherentes a su condición de empleadora.

En estos casos, la empresa cedente y la cesionaria responden solidariamente de las obligaciones laborales y de Seguridad Social, y los trabajadores afectados pueden optar por adquirir la condición de fijos en cualquiera de ellas.

Prevención de riesgos laborales

Cuando en un mismo centro de trabajo desarrollen actividades trabajadores de 2 o más empresas, estas deberán cooperar en la aplicación de la normativa sobre prevención de riesgos laborales. A tal fin, establecerán los medios de coordinación que sean necesarios en cuanto a la protección y prevención de riesgos laborales y la información sobre los mismos a sus respectivos trabajadores. Las empresas que contraten o subcontraten con otras la realización de obras o servicios correspondientes a la propia actividad de aquéllas y que se desarrollen en sus propios centros de trabajo deberán vigilar el cumplimiento por dichos contratistas y subcontratistas de la normativa de prevención de riesgos laborales.

Antes del inicio de la actividad, la empresa principal deberá exigir a las contratistas y subcontratistas que acrediten por escrito que han realizado la evaluación de riesgos y la planificación preventiva correspondiente a las obras o servicios contratados. También deberá exigir que acrediten el cumplimiento de sus obligaciones de información y formación respecto de los trabajadores que vayan a prestar servicios en el centro de trabajo, y comprobar que se han establecido los medios de coordinación necesarios.

Obligaciones en caso de accidente

Como consecuencia del accidente de trabajo sufrido por un trabajador de la contratista, pueden derivarse responsabilidades para la empresa principal. No obstante, la responsabilidad solidaria no se produce automáticamente por el mero hecho de haberse producido un accidente.

En materia sancionadora, la empresa principal puede responder solidariamente con los contratistas y subcontratistas cuando se trate de obras o servicios correspondientes a su propia actividad, la infracción se produzca durante la vigencia de la contrata y afecte a trabajadores que presten servicios en su centro de trabajo. La posible responsabilidad civil por los daños y perjuicios causados deberá analizarse atendiendo a los incumplimientos imputables a cada empresa y a su relación causal con el accidente.

Por dicha razón, entre otros extremos, es muy conveniente analizar si nuestra empresa tiene en vigor una póliza de seguro que cubra adecuadamente la responsabilidad civil patronal derivada de un accidente de trabajo – cobertura máxima, sublímite por víctima, franquicia, etc. -.

Debe tenerse en cuenta, sin embargo, que el recargo de las prestaciones de Seguridad Social derivado de la falta de medidas de seguridad, que puede suponer un incremento de entre el 30 % y el 50 % de las prestaciones, recae directamente sobre el empresario infractor y no puede ser objeto de seguro, cobertura, compensación o transmisión.

Aunque los trabajadores de la subcontratista no presten servicios en el centro de trabajo de la empresa principal, también pueden nacer responsabilidades para esta última empresa. Así puede ocurrir cuando los trabajadores se accidenten al utilizar materias, maquinaria, equipos, productos o útiles facilitados por la empresa principal que resulten defectuosos o inseguros.

Por ejemplo, si facilitamos piezas o maquinaria a una segunda empresa para que nos devuelva un producto destinado a nuestro proceso de producción, podríamos ser responsables de un eventual accidente de trabajo si el material o el equipo facilitado fuera defectuoso

Régimen específico del sector de la construcción

Cuando la contratación o subcontratación se produzca en el ámbito de una obra de construcción, también deberá tenerse en cuenta la normativa específica de la Ley 32/2006, reguladora de la subcontratación en el sector de la construcción, y su normativa de desarrollo.

Esta regulación establece, entre otras cuestiones, requisitos de organización y solvencia preventiva, la inscripción de las empresas en el Registro de Empresas Acreditadas, la llevanza del Libro de Subcontratación y determinados límites a los sucesivos niveles de subcontratación.

Esperamos que todo lo anterior sirva como recordatorio de la importancia de las implicaciones fiscales y laborales que pueden surgir en los casos de contratación y subcontratación, así como de la necesidad de contar con los certificados y la documentación mencionados.

Asesoramiento legal especializado en contratas y subcontratas

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