Sanciones por no tener un canal de denuncias en mi empresa: multas de hasta un millón de euros

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre las infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, establece que todas las empresas con 50 o más trabajadores y las organizaciones que gestionen fondos públicos de un Sistema interno de información, dentro del cual se integra el denominado ben disponer de un canal ético o de denuncias anónimo.

El objetivo de este sistema es permitir que los empleados y otras personas que puedan tener vínculos con la organización puedan informar, sin temor a sufrir represalias, posibles infracciones del Derecho de la Unión Europea, infracciones penales e infracciones administrativas graves o muy graves de las que hayan tenido conocimiento en un contexto laboral o profesional.

El canal debe garantizar la confidencialidad, permitir la presentación de comunicaciones anónimas y evitar el acceso de personas no autorizadas. Su correcto funcionamiento requiere una adecuada implantación y gestión del canal de denuncias, tanto desde el punto de vista jurídico como organizativo y técnico.

¿Es obligatorio tener el canal de denuncias?

El canal de denuncias es obligatorio para las empresas que tengan 50 o más trabajadores y para las demás, incluidas expresamente en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023.

Con carácter general, deben disponer de ello:

• Las empresas y profesionales del sector privado que tengan contratados 50 o más trabajadores.
• Las entidades privadas que desarrollen determinadas actividades reguladas por la normativa de la Unión Europea (UE), aunque tengan menos de 50 trabajadores.
• Los partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones creadas por estos cuando reciban o gestionen fondos públicos.
• Las entidades que integran el sector público, con las particularidades previstas por la Ley 2/2023.

El término para que las empresas con 250 o más trabajadores se adaptaran a la nueva normativa finalizó el 13 de junio de 2023. Las empresas entre 50 y 249 trabajadores, a su vez, tuvieron para ello hasta el 1 de diciembre de 2023.

A pesar de la obligación legal, aún hay muchas empresas que no disponen del canal de denuncias y otras que, si bien ya lo han implementado, parece que lo consideran una mera formalidad y piensan que no será necesario cumplir rigurosamente con las prescripciones de la ley a la hora de gestionar el canal.

Sin embargo, no basta con disponer de una plataforma o de una dirección de correo electrónico. El sistema debe contar con un Responsable del canal de denuncias, una política interna, un procedimiento de gestión y las garantías exigidas por la Ley 2/2023.

Tener un canal que no cumple la ley también puede ser sancionable

La empresa puede ser sancionada no solo por carecer de canal, sino también por gestionarlo de forma incorrecta.

El sistema debe:

• Garantizar la confidencialidad y el anonimato.
• Proteger al informante frente a represalias.
• Limitar el acceso a las comunicaciones.
• Respetar los plazos legales de tramitación.

Para muchos empresarios esta nueva regulación no es más que otra carga para las empresas, pues se trata de algo a lo que deben destinar medios y recursos, con el consiguiente coste, sin que aporte ningún beneficio.

Aunque su implantación exige destinar medios y recursos, se trata de una norma que, procede de la legislación de la UE. La regulación europea sobre whistleblowing estableció las bases para que la implantación del canal ético o de denuncias fuera obligatoria en las empresas y entidades incluidas en su ámbito de aplicación.

Su finalidad es proteger las personas que en un contexto laboral o profesional detecten infracciones penales o administrativas graves o muy graves y las comuniquen.

Además, un canal correctamente implantado ayuda a detectar irregularidades, reducir riesgos legales y reputacionales y reforzar el sistema de cumplimiento normativo de la empresa.

Con ello se trata de perseguir las infracciones del Derecho de la UE y las infracciones penales y administrativas graves o muy graves de nuestro ordenamiento jurídico.

Al margen de la opinión sobre la conveniencia de esta normativa, las empresas deben ser conscientes del duro régimen sancionador previsto en esta ley para los casos de incumplimiento de sus prescripciones.

¿Quién puede ser sancionado por incumplir la Ley 2/2023?

Los sujetos responsables de las infracciones son las personas jurídicas, es decir, las empresas, y también las personas físicas, tanto si forman parte de un órgano colegiado (siempre que hayan votado a favor del acuerdo infractor), como si actúan individualmente.

En los órganos colegiados, como los consejos de administración, quedan exentos quienes no hayan asistido por causa justificada o hayan votado en contra del acuerdo infractor.

Además, la exigencia de responsabilidades derivadas de las infracciones se extenderá a los responsables incluso cuando haya cesado su actividad en la empresa.

¿Cuáles son los 3 tipos de sanciones por no tener canal de denuncias?

En el artículo 63 de la ley se tipifican las infracciones, que pueden ser muy graves, graves o leves. A cada una le corresponde un rango distinto de multas.

Infracciones leves

Son incumplimientos de menor entidad, como la remisión deliberadamente incompleta o fuera de plazo de determinada información por parte del Responsable del Sistema, la falta de colaboración con una investigación o aquellos incumplimientos que no tengan la consideración de graves o muy graves.

Infracciones graves

Entre las conductas muy graves se encuentran no disponer del canal cuando sea obligatorio, adoptar represalias, impedir o dificultar las comunicaciones y vulnerar deliberadamente la confidencialidad o el anonimato del informante.

Infracciones muy graves

Entre las conductas muy graves se encuentran no disponer del canal cuando sea obligatorio, adoptar represalias, impedir o dificultar las comunicaciones y vulnerar deliberadamente la confidencialidad o el anonimato del informante.

Es necesario destacar que la mayoría de las conductas infractoras tienen la consideración de graves o muy graves, y que la distinción entre unas y otras se establece con base en la intencionalidad de la acción u omisión.

El incumplimiento de la obligación de disponer del canal de denuncias, en todo caso, está considerado como una infracción muy grave.

¿A qué tipo de multas se pueden enfrentar las empresas por no tener un canal de denuncias?

Una empresa obligada que no tenga canal de denuncias puede recibir una multa de entre 600.001 € y 1.000.000 €, ya que este incumplimiento constituye una infracción muy grave:

La multa máxima de un millón de euros no se impone automáticamente. Para fijar el importe se valoran factores como la intencionalidad, la reincidencia, la duración del incumplimiento, los daños causados, la capacidad económica y la subsanación voluntaria.

Otras consecuencias de las infracciones muy graves

Además de la multa, una infracción muy grave puede implicar:

• Una amonestación pública.
• La prohibición de obtener subvenciones o beneficios fiscales durante un máximo de 4 años.
• La prohibición de contratar con el sector público durante un máximo de 3 años.
• La publicación de determinadas sanciones firmes en el Boletín Oficial del Estado (BOE).

La potestad sancionadora corresponde a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., y a los órganos autonómicos competentes. La A.A.I. ya puede supervisar y sancionar los incumplimientos relacionados con el canal de denuncias.

 ¿Cómo evitar las sanciones?

Para reducir el riesgo de incumplimiento, la empresa debe comprobar que:

• El sistema ha sido aprobado formalmente.
• Se ha designado un Responsable independiente.
• Existe una política y un procedimiento de gestión.
• El canal permite comunicaciones anónimas y confidenciales.
• Se respetan los plazos de tramitación.
• Se protege al informante frente a represalias.
• El tratamiento de los datos personales cumple la normativa.
• Se conservan evidencias del correcto funcionamiento del sistema.

Así, al margen de motivos más loables, las graves consecuencias del incumplimiento de la normativa sobre el canal de denuncias deben considerarse suficientes como para compeler a las empresas a cumplir la ley.

Asesoramiento sobre la implementación del canal ético o de denuncias

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